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摘要: 在新办公时代,只有那些能够拥抱不确定性,将颠覆转化为机遇,并将对话提升至最高管理层以进行明确集体行动的公司才能成功。

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BIM与科技应用学院 | 建筑产业研究院 资产空间价值管理学院 

 筑城科技||BIM技术经理(升级)||BIM应用工程师(最新)


建筑反映文化。随着价值观与生活方式的改变,城市、郊区、甚至农场的建筑风格都为了迎合新一代的需求而不断改变。城市是文化变迁的历史见证,依照新方法而建的现代建筑,与不同年代的旧式建筑并肩而立。


虽然不太明显,但同样重要的是,建筑内的文化也在演变——人们不断改变居住以及利用空间工作和生活的方式。一排排办公室为小隔间让道,而现在正被更多鼓励自由活动、合作与创新的开放空间所取代。制造业正为自动化和机器人的使用做出调整,改变空间利用,以适应人在这一形势中所扮演的新角色。医院和学校也在不断寻找方法,满足其所服务的患者与学生的需求。办公方式的改变受到经济、社会及技术创新与革命的推动:


?企业多代员工的存在,期望有一个灵活、人性化的体验。

?人、产品、流程,甚至建筑本身所产生的庞大数据,正将数字化渗入到公司的各个方面。

?激烈的竞争环境、聚集的行业以及缩短的产品生命周期都是迫使公司进行持续创新与变革的动力。

?经济与政治的不确定性使得成本、投资与业绩表现更为重要。


公司对变革周期毫不陌生。如今,不同之处在于这些颠覆与不确定性好像无法停止。其实,各行各业的企业都在处理这种颠覆和不确定性,因为他们认识到这是一种“新常态”。这些因素正在迫使高管们将其关注重点扩展至高效运营与财务表现上——这是不动产的两大基本标准,也是很多商业与公共服务组织的传统判断标准——以此寻找新的竞争方式,同时实现他们的愿景。


 “新常态”

颠覆和不确定性通常从平静之中涌现,随之而来则是一场深刻变革的暴风骤雨。基本构想通常既简单又强大。然而,谁将应对这种颠覆和不确定性?


错综复杂的问题使不动产、金融、HR及IT高管们,以及来自其它领域和最高管理层的负责人聚在一起,努力面对这些影响办公环境的颠覆和不确定性力量,所有人都聚焦组织的核心战略。这些问题中没有一个可以单独被处理,因为每一个问题都涉及到人、流程、技术及其所在的场所。孤立的、分散的解决方案时代已经过去了,尤其对于不动产来说。


飞速的技术创新推动的第四次工业革命正将数字化推进到社会的各个方面。新的世界秩序正在挑战传统企业领导者的历史地位。右图所示下半部分数字为根据市值统计的2006年标普500指数前六家公司。2006年,微软是唯一一家科技公司。如今,如上半部分示,2016年仅有一家非科技公司,即便是埃克森美孚也指出创新与科技是其增长和成功的关键。

 

办公场所的变革驱动:今天感受到的被列为最具影响力的明显趋势


大部分高管都明白,如今的颠覆和不确定性力量非常强大,并且必须面对,他们很快就会为新的现实让道。与其在改变中处理改变,未来成功的高管团队应采取一种卓有远见的方法。高管们会将未来办公视为成就愿景的一种敏捷、灵活的模型,而稳定是一种幻觉,或者更糟——一种停滞的现象。


正在改变的不仅仅是公司,员工本身也变得多样且复杂。员工流动性的日益增强、灵活性工作安排的突起、发展中国家中产阶级的存在,这一切都在改变办公场所在人们生活中的角色。

 

而且,自动化正在取代我们今天所熟悉的很多工作,或者至少部分工作。一份题为“未来就业:计算机化如何影响就业?”的研究报告评估了2030年某些工作被计算机化的可能性。这不同于几十年前第一波席卷制造业的自动化浪潮,自动化现在已经渗透到白领工作、服务工作与知识型工作之中。


因为地理政治的不确定性,市场与经济波动以及对环境和安全风险日益增长的关注——线下和线上——一种传统的策略方法,决策过程与执行方案将远远不够。高管们必须关注灵活性、多样性、弹性化并寻找实时指标,积极行动或适应变化,迅速识别机遇与风险。

  

在新办公时代,只有那些能够拥抱不确定性,将颠覆转化为机遇,并将对话提升至最高管理层以进行明确集体行动的公司才能成功。

 

JLL“未来办公”模型包含五个相互关联的维度。


不动产高管们或许无力缓解或阻止任何方面的颠覆和不确定性,但却可以利用其推进使公司受益的具体行动。


在预报重大天气事件时,人们倾向于用以下三种方式进行回应。第一种为“克服困难”型,做好基本的准备,备好物资,静候风暴来临。第二种会在找到安全地点,控制所有情况之前,保护好财产,将风险降至最低,并开始重建计划。第三种将风暴视为机遇,在第一朵云开始聚集之前便开始行动。这种人会储存潜在转手物资,投资未来,准备购买廉价的不动产。风暴以同样的强度在同一时间袭击这三种人,但他们的反应决定了其生存力,抑或兴旺发达的程度。


对于在五个相互关联方面出现的颠覆和不确定性,不动产高管们可以采用同样的方法去应对,选择何时被动接受,主动迎接和先行一步。

 

决定被动接受,主动迎接或者先行一步并非一次性决策。

 

模型的每个方面都会根据颠覆的次数与时间,以及公司变革的意愿与准备情况而产生不同等级的反应。每个方面的需求可能随着时间而发生变化,一段时间需要主动响应,然后需要先行一步。该模型仅提供一个框架,以帮助所有最高管理层制定一个有助于公司成就愿景的不动产愿景及战略。


通过参与感、授权感与成就感增强用户体验。


人是企业的核心所在——从实现理想的梦想家,到每天坚持自己梦想的无数员工。公司对于人才的极大重视也延伸至不动产领域,高管们发现,为员工提供一份工作以及一个办公场所并不够——你需要创造一个他们想要的空间。从战略和运营上来说,人性化体验是增进员工与公司关系的一个决定性因素。


创造员工理想的办公空间,就意味着越来越多的办公室要与工作场所之外的地方竞争。我们近期调查显示,54%的员工每月在家办公时间超过5天,33.6%的人经常在其它场所办公,如咖啡馆、公共图书馆或联合办公空间。仅有52%的调查对象表明,其在办公的时候感觉完全有效率,而剩下的48%正在寻找更加有效的办公方式。至2030 年,30%的公司将由灵活的空间组成,包括联合办公空间、孵化器空间和催化器空间。

 

办公场所不仅仅是一种物业,而是一种可以帮助公司和个人实现其所称的“毕生愿景”的环境。

 

我们的社会希望为人们的生活方式和工作方式注入更加真实的体验。办公场所需要更加灵活,成为一种高度灵活、移动、保持工作与生活平衡、促进健康的方式,以适应流动的员工。


对惠尔普公司来说,打造一个员工理想的空间,是其努力创建一个成功办公场所的关键所在。该公司最近在其总部进行了一项重大变革,以增强员工与办公场所以及整体品牌之间的联系,并计划向全球推行类似的变革计划。部分努力措施包括确保办公室的员工能与惠尔普消费者之间保持联系。“我们希望为员工与消费者之间创造视觉和数字化的联系”,惠尔普公司全球企业不动产高级总监Lee Utke说道。“例如,我们的员工在办公桌旁能接听到服务电话,他们可以直接了解消费者的体验。这有助于员工更好地理解惠尔普公司对消费者的响应以及如何创造更愉快的体验。”为了实现非常好的人性化体验,首先要将人才通过对工作的参与、授权与自我实现进行分类。


“我们决定给予员工选择”,葛兰素史克公司全球不动产及设施副总裁&亚太地区负责人Paul Rogers表示。“我们给予员工多样化和灵活性,这样他们不必在办公桌前办公。我们的战略之一是让员工动起来,让他们碰到彼此并进行联系。关键在于如何提供多样化及不同的选择,不同的工作方式需要不同的东西。”


“灵活性给予你主动权,因为你可以选择你想要办公的场所,以适应手头的工作”,WPP区域总监,不动产亚太地区负责人James Woodburn补充到。“当人们理解了灵活性,他们发现自己将在办公室得到更好的待遇和多样化选择,这非常好;能给予他们主动权,并且提升员工参与感。”


利用数字化及丰富的数据资源提升员工与企业的业绩。


技术正在以指数级的速度发展,创新将从根本上改变消费者的生活以及商业运营。人工智能、物联网、神经形态计算以及其它技术,使公司彻底改变其经营模式,开启新的增长渠道。为了成功引领在未来十年所发生的这种变革,公司必须了解其办公场所及不动产怎样才能帮助其在更加动荡、竞争更激烈的环境下开展业务。


2010年,Patrick Doyle接掌CEO时,达美乐(Domino’s)股价为每股8.76美元。如今,其交易价约为每股180美元。这家披萨连锁企业改变了其披萨的配方以及业务,先成为一家技术公司,而后成为一家披萨外送公司。其新的核心使命是成为“著名的数字化订单及外送平台世界领导者”。在800人办公的达美乐总部,超过400人的工作是软件和分析。这对于一个传统的、变革缓慢的行业来说是激进而根深蒂固的改变。达美乐在订单和外送两方面进行创新。其在美国多半的订单都是在线下单,而其中多半通过手机下单。客户还可以通过网站、APP或短信或推特披萨表情符号进行下单。关于外送,达美乐与雪佛兰合作定制了一款汽车,可以容纳一名司机和80 份装于加热器内的披萨。该公司还在关注用机器人和无人机进行外送的服务。


当大学生可以通过发送表情符号订披萨时,可以说数字化已经深入到各行各业之中,但是拥有数字化解决方案与成为一家数字化公司仍然有很大的区别。


制药与医疗公司默克(Merck)正积极努力将技术融入办公场所,也遭受了一些早期尝试者面临的挑战。“对我们来说,要创造更好的环境,需要明白业务的运作方式及其需求。然后将其与人们使用或不使用的空间数据结合起来”,默克全球不动产服务执行总监John Wilkinson解释到。“我们正在用传感器进行试验,但仍处于早期。有些挑战是因为技术原因以及缺乏固定平台,但有些挑战也与数据的隐私有关,我们要确保每个人都乐意被采集相关数据。”


数字化驱动旨在利用数字化以及丰富的数据提升业绩。至2020 年:

?全世界80%的成年人将人手拥有一款智能手机

? 5G发展将满足迅速增长的数据需求

?互联设备数将达 320 亿

?储存的数据将接近2013年储存数据(4.4泽字节)的10倍(40泽字节)

 

采用广阔视野的一个根本原因就是万物皆有关联。


这一庞大的汇总数据将拥有非常高的自身潜力。在不远的将来,可能会出现以下情景:您的手机提前半小时把你唤醒,因为外面下雨,你应该提前出发。因为下雨,它还会缩小会议室尺寸,以容纳更小的群组。咖啡会为6个人准备好,而不是12个人,新会议室的温度将根据您的偏好降至华氏68度。这一切都将在你起床的同时发生。预测性和先进的分析将带来业绩的新高度。


除了交互式的解决方案,不动产还可以开展“害羞”技术,即在隐秘处操作和采集适合设备管理或其它不动产功能的信息。通过员工证件ID追踪其在办公场所周围的活动情况,这可以提供关于未充分利用或者人满为患的区域的有价值信息。这不仅在管理建筑资源方面,而且在与员工沟通方面十分有用——可以在这些最容易被员工看到的地方发布信息或视频播放。


强大的数字化战略对于数字时代的成功是必要条件但不是充分条件。真正的数字化公司采用适应性强而灵活的运营模式。


有远见的不动产团队将想方设法利用:

物联网(IoT)及技术作为系统整合,以支持个人偏好。至2020 年,由于互联设备数增至340 亿,超过50% 的网络流量可能来自物联网传感器。同时,虚拟与增强现实市场将增长6倍,零售商已经在使用该项技术帮助消费者挑选最适合他们的家具、服装及化妆品。上述定制化工作体验将由可以采集个人偏好并建立沉浸式体验的物联网和后端处理器提供支持。


人工智能(AI)及智能数据支持的预测能力。人工智能的持续发展或许听起来是一个令人气馁的话题,但英国国家科技艺术基金会(Nesta)期货团队资深研究员Harry Armstrong说,虽然人工智能将对办公场所产生各种各样的影响,但我们必须认识到,在大多数情况下,人工智能将作为工具辅助人类的工作,而不是取而代之。人工智能个人助理、图像识别以及程序算法为基础的决策正在改变很多领域——从商业到政府——但对精通和利用智能数据的人才的投资将成为关键。


机器人处理与自动化推动人机企业合作。通过对可预测任务的自动化,公司可以重新聚焦于其最重要的资产——人才,以开展更多战略性、参与型的活动。人仍然作为机器人办公场所的一个关键因素,因为人可以做出机器人无法做出的关键决定,制定机器人无法制定的道德标准。新世界中的机器人,将最终为人做出的决定提供支持。

 

数字化技术所启发和实行的变革将从根本上改变不动产的期望与运营。

 

运营将与技术与数据融合,共同定义不动产。


集成技术与智能技术网络将把个人绩效、运营表现以及财务表现推向新高度。

 

将新思想、新方案和新流程结合起来,推动价值创新,加快转型。

 

创新可以有多种形式和方式——在理想状态下,应不断向前。由于公司在流程、产品与服务、技术与人际互动方向探索创新,因此拥有一个可以培养创造力和进步的环境非常重要。


对某些公司来说,创造力和不断进步已根植入公司文化之中。持续创新成为核心指标,公司变革推动者与鼓励持续创新的人一起得到重视。在不动产行业,公司在宣布创新想法方面必须先行一步,以避免他人填补这一空白。


不动产领域有大量的创新机会。领英(LinkedIn)与一位建筑师合作,在欧洲多个办公室的重新设计中融入了对五种感官的研究。该研究展示了空间设计是如何通过五种感官体验影响员工个人工作专注度和团队协作能力的。以该研究为基础,建筑师针对每个城市采取了不同方法,米兰办公室的设计为经典的意大利风格,如花园、地窖、剧场和裁缝店。在巴黎,办公室设计为“工作球生态系统”,将诸如合作、变革及个体的重要性等重要价值观,以及经典的法国特点,如激情、骄傲与爱融入一体。


与领英不同,加拿大皇家银行 (RBC)没有把自己视为一家科技公司,而是一家科技银行。尽管如此,他们对于持续创新的投入,也因为工作习惯的改变而需要对空间重新安排。“三年前,银行将办公空间变成开放与合作式,这对我们员工产生了极大的积极影响。现在我们正将其变成灵活的空间”,企业不动产全球负责人Nadeem Shabbar说。“三年前的改变让我们改变了空间配置和新的设施,因为更多办公场所的技术,我们的员工可以更好地进行合作。到处都是白板墙,员工在走廊上散步时可能遇到同事,他们可以写下想法并拍下照片以便日后参考。这便是实时互动、应用与创新。

 

优化企业资源与服务,提高生产率,规避风险,实现高效。

 

无论进行怎样的创新、颠覆或变革,实现高效运营乃不动产团队之根本。其他部门的高管层经常迅速指出,不动产是成本中心,所以提高每一点效率对于保持企业信用都非常关键。


JLL已与一家公司合作,在租赁 管理中应用了机器学习。不用再靠人去阅读每一份租约,机器可“阅读”租约并提炼出来摘要供人审阅。这便增加了效率,降低了错误。


我们还与一位客户合作,对其诸多零售与企业设施进行屋顶勘察,助其进行资本预算。我们没有派工人爬上梯子去记笔记,而是安排无人机和操作员更快、更安全、更节约成本的对屋顶进行优化企业资源与服务,提高生产率,规避风险,实现高效勘察。每块屋顶节约的时间和资源价值高达3000美元。


一家欧洲金融服务机构正在利用这个模型的各个方面,构建未来办公。其全球服务交付负责人解释说,“我们需要正确利用数据,以对未来做出预测”,并且“数据帮助我更好地理解员工的需求。不动产是一项昂贵的资产,如果利用率低,便不是一个好的资产组合。利用率是不动产的圣杯,并有可能实现两位数以上的成本节约。试看拥有昂贵资产的其它行业,例如航空公司,他们希望在飞的飞机利用率为100%。而通常的办公场所利用率为50%到60%。最大的挑战在于对成本的关注与对投入的需求之间的割裂。员工从中受益的越来越少,随着折旧耗尽,我们到达一个人为的成本低点。现在我们把关注点放在员工体验上,因为我们需要吸引合适的人才进入银行——这比过去难多了。在人才方面,将来我们需要更大的投入,同时要面临管理成本的压力。”


在说到高效运营时,完美的执行和各平台之间无缝对接和效率是优先考虑的。高效运营不仅仅是一种指南,而且还有一套规则:


?设定全球目标

?明确通用语言

?分享成功实践与行动

?规定从高层到一线员工的职责

?鼓励持续改进


多部门间的合作可以发掘新的机遇,提升高效运营以及驱动效率和成本节约。

 

高效运营是不动产、IT以及HR 部门可以联手提升人与资源对空间利用效率的方面。例如,如果大多数员工偶尔或一直在办公室外办公,公司为何不让员工使用自己的设备,这样可以降低在笔记本和其它设备上的投入?或者如果人们更多地使用电话会议或视频会议,会议室可否改成合作空间或重新布置以更好地满足大家的需求?多部门间的合作可以发掘新的机遇,提升高效运营,同时可以驱动效率和节约成本。

 

管理支出,实现增长,提高投资回报。

 

不动产的财务表现通常由基本项进行评估。在租赁方面我们是否实现最佳交易?在入驻率最大化的同时,成本是否最小化?


这些是评估不动产财务表现的有效标准,这可能低于其带给公司整体的潜在价值。当今商业世界一项最伟大的变革工具就是帮助我们获得更多重要指数的先进数学算法。例如,办公场所对员工生产率有什么影响?办公环境对员工留职率有什么影响?如何节省招聘、培训相关的固定人力成本支出?


在汇丰银行(HSBC),技术促成并推动着不同的指标。“我们的数据更加丰富了”,汇丰银行企业不动产全球负责人Jane Martin说道。“由于已经把服务外包给服务提供商并引入了技术,我们便能聚焦于正确的数据如何实现被及时、实时并且易于访问。我们要走的路还很长,但是数据帮助我们了解人们如何利用我们的空间,如何在我们的办公场所做不同的事情。这让我们能够更加灵活地思考财务表现以及人们的操作方式。”


在五大维度当中,这方面有着最高的可见度和期望值——或许也是最难改变的方面。

 

财务表现的规则就是根据目标调整投入和指标,并推动成本效益提升。


对于凯萨医疗机构来说,降低成本实现高质、平价医疗都是势在必行的。“我们接到指示要向尽可能多的社区提供平价医疗,我们的任何开支对完成这件事的能力都会有影响”,凯萨医疗机构企业不动产副总裁 Terry Wood 表示。“我们正在寻求对管理的集中化,以提升运营效率,从而为我们管理设备现代化的计划提供资金支持。我们必须创造价值,并在如何释放资金方面发挥创意。我们越来越接近成功。”


将财务表现纳入“未来办公”也涉及到思维方式的改变。例如,很多公司把精力更多集中在资本成本,而非运营成本上,即把资本成本降至尽可能低。在装修翻新时,把精力集中在资本成本上可能推动围绕原材料或能源成本的决策,最终导致更高的运营成本。将资本与运营计入生命周期成本,可以保证短期与长期之间的更好平衡,以实现更科学的整体决策。

 

“未来办公”反映了我们拥抱颠覆、推动创新的愿景,而这需要通过提供能够满足将来预期与业绩要求的服务来实现。不动产高管们应习惯于处理复杂的问题,要将公司不同部门凝聚在一起。可以从以下几步开始。

与业务看齐

不动产在公司战略实施当中总是一个重要角色。随着“未来办公”成为现实,机遇由计划到付诸实现。拥有不同技能和广阔视角的团队,融合创新与技术,使得不动产可能成为成就愿景及成果总体交付的突出贡献者。但是要实现这一点,团队需要了解其愿景是什么。不动产高管们应尽早参与战略讨论,而非拿到战略后进行执行。


把人放在首位

本质上,不动产是为了給人们创造空间,以实现个人与职业目标并为实现其公司目标而作出贡献。不动产高管们应从投资其自身的团队开始。由于不动产功能更多地围绕技术和人开展,需要驾驭新世界的技能正在发生巨大的变化。最佳团队需要拥有广泛的金融、采购、HR与IT能力。除认知能力外,他们还需要拥有好奇心与同情心,这能让他们倾听、理解并致力于满足其内部客户的需求。


 建立联盟

若要在战略上占有一席之地,还须向公司内外拥有关键影响力的人证明其价值。强大的联盟合作有助于推动业绩及成本节约,从而赢得信任。更为重要的是,由高管与内部利益相关者——从金融、HR与IT负责人到空间使用者所组建的关系。

创建未来办公涉及到有效沟通,需要发掘变革推动者并与其协作,他们能帮助推动和实现改变。


成为技术达人

就像企业不动产一样,科技不仅仅是企业实施业务战略的一部分,它也能推动企业战略变革。诸如自动化、人工智能、机器学习和无人机这样的技术可以在很多领域改变人类,如办公场所设计以及设施管理;商业智能与分析有助于获得和推动不动产及其它行业更好的决策。不动产高管们应进入技术层,寻找新的工具,为己所用。由于“服务化”模式及服务提供商的出现,实验和实施新技术的成本得到极大降低。


提高适应力

如果颠覆和不确定性成为必然,改革不可避免,最佳策略就是创建一支团队及可迅速适应变化的运营环境。技术创新再次使得轻资产成为可能,这意味着团队不会受制于过时的工具与体制。商业智能与分析有助于预测趋势,对潜在变化进行建模并作出更好、更及时的决策。在掌握公司需求和未来方向的基础上,这些工具将有助于企业不动产团队了解何时以及如何做出变革措施。

 

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